Regulamin faktur

Regulamin przesyłania lub udostępniania faktur elektronicznych

                                                                                                        § 1 Definicje


Ilekroć w niniejszym regulaminie zostaną użyte poniższe określenia będą one mieć następujące znaczenie:

Wystawca – spółka Wolters Kluwer S.A., z siedzibą w Warszawie (01-208) przy ul. Przyokopowej 33, wpisana pod numerem 441434 do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o kapitale zakładowym w kwocie 15.000.524,-zł (wpłaconym w całości), posiadająca NIP: 5830018931 oraz REGON: 190610277;
Odbiorca – osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której przepisy przyznają zdolność prawną będąca stroną Umowy zawartej z Wystawcą i której w związku z zawarciem Umowy Wystawca ma obowiązek wystawić fakturę;
Umowa – umowa zawarta pomiędzy Wystawcą i Odbiorcą, której przedmiotem są czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług;
faktura elektroniczna - faktura w formie elektronicznej wystawiona przez Wystawcę i otrzymana przez Odbiorcę w dowolnym formacie elektronicznym. Przez fakturę należy też rozumieć fakturę korygującą lub duplikat faktury;
Regulamin – niniejszy regulamin wraz z załącznikami do niego;
przesyłanie – wysyłanie przez Wystawcę faktury elektronicznej na adres podany przez Odbiorcę;
adres – podany przez Odbiorcę adres poczty elektronicznej, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne;
udostępnienie – umożliwienie Odbiorcy zapoznanie się z treścią faktury elektronicznej, w tym jej wyświetlenie na ekranie urządzenia elektronicznego oraz zapisanie jej na materialnym nośniku informacji;
Konto Odbiorcy – indywidualne konto Odbiorcy stanowiące wyodrębnioną część systemu teleinformatycznego Wystawcy, za pośrednictwem którego Wystawca może udostępniać Odbiorcy faktury elektroniczne;
Usługa – usługa polegająca na przesyłaniu lub udostępnianiu przez Wystawcę Odbiorcy faktur elektronicznych;
aktywacja – akceptacja Usługi przez Odbiorcę.

                                                                                                       § 2 Postanowienia ogólne

1.    W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają postanowienia ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”.
2.    Domniemywa się, że osoba, która w imieniu Odbiorcy aktywuje Usługę, w jeden ze sposobów opisanych w Regulaminie, jest do tego w pełni uprawniona i dokonanie aktywacji Usługi przez tę osobę pociąga za sobą dla Odbiorcy wszelkie skutki związane z aktywacją Usługi.
3.    Z tytułu aktywacji i korzystania z Usługi Wystawca nie pobiera od Odbiorcy żadnych dodatkowych opłat.
4.    Dokonanie aktywacji jest równoznaczne z uchyleniem obowiązku wystawiania przez Wystawcę i przesyłania Odbiorcy faktur w formie papierowej.
5.    Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Regulaminu aktywacja Usługi może nastąpić w dowolny sposób, w szczególności poprzez złożenie przez Odbiorcę w formie elektronicznej, pisemnej lub ustnej oświadczenia o akceptacji Regulaminu, przy czym w przypadku, gdy oświadczenie takie jest składane pracownikowi Wystawcy lub osobie, która reprezentuje Wystawcę, poczytuje się, że oświadczenie zostało złożone Wystawcy. Z chwilą otrzymania przez Wystawcę ww. oświadczenia jest on uprawniony do świadczenia Usługi.
6.    Aktywacja Usługi nie wyłącza prawa Wystawcy do dostarczania Odbiorcom faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie papierowej.
7.    Wystawca może przesyłać na adres wiadomości elektroniczne dotyczące płatności obciążających Odbiorcę zgodnie z Umową.

                                                                                                       § 3 Przesyłanie faktur elektronicznych

1.    Aktywacja Usługi w zakresie przesyłania faktur elektronicznych wymaga wskazania przez Odbiorcę w trakcie aktywacji Usługi, adresu, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne.
2.    Wystawca zastrzega sobie prawo weryfikacji poprawności adresu wskazanego przez Odbiorcę.
3.    W przypadku, gdy adres stanowić będzie daną osobową w rozumieniu postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922) osoba dokonująca aktywacji Usługi z chwilą wskazania takiego adresu oświadcza, że jest uprawniona do przetwarzania danej osobowej oraz że wyraża zgodę na korzystanie z adresu dla potrzeb świadczenia Usługi przez Wystawcę. Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.
4.    Przesłanie przez Wystawcę faktury elektronicznej na adres wskazany przez Odbiorcę oznacza jej otrzymanie przez Odbiorcę.
5.    Faktura elektroniczna będzie przesyłana Odbiorcy nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od chwili jej wystawienia przez Wystawcę.
6.    Faktura elektroniczna będzie przesyłana jako załącznik do wiadomości elektronicznej wysłanej na adres podany przez Odbiorcę. Ww. wiadomości elektroniczne wysyłane są z adresu poczty elektronicznej: faktura@wolterskluwer.pl. Wystawca jest uprawniony do zmiany ww. adresu poczty elektronicznej poprzez podanie nowego adresu na stronie internetowej pod adresem www.serwis.wolterskluwer.pl.
7.    Wystawca nie ponosi odpowiedzialności za nieotrzymanie faktury elektronicznej przez Odbiorcę, jeżeli jest ono spowodowane z przyczyn niezależnych od Wystawcy, w szczególności jeżeli jest ono skutkiem: podania przez Odbiorcę nieprawidłowego lub nieistniejącego adresu; utraty prawa korzystania przez Odbiorcę z adresu; zakwalifikowania jako spam wiadomości elektronicznej, do której załączona została faktura elektroniczna, przez system informatyczny, z którego korzysta Odbiorca; braku dostępu Odbiorcy do połączenia internetowego; przypadkowego usunięcia wiadomości elektronicznej, do której załączona została faktura elektroniczna; nieuzasadnionego uznania załącznika zawierającego fakturę elektroniczną za zarażony wirusem komputerowym.
8.    Nieotrzymanie przez Odbiorcę faktury elektronicznej z przyczyn wskazanych w ust. 7 powyżej nie zwalnia Odbiorcy z obowiązku zapłaty należności wynikającej z Umowy.
9.    W przypadku, gdy Odbiorca nie otrzyma faktury elektronicznej w terminie wynikającym z przepisów prawa podatkowego, powinien niezwłocznie zgłosić tę okoliczność Wystawcy na adres poczty elektronicznej obsluga.klienta@wolterskluwer.pl lub telefonicznie pod numer +22 535 88 00.
      
                                                                                                       § 4 Udostępnianie faktur elektronicznych

1.    Aktywacja Usługi w zakresie udostępniania faktur elektronicznych wymaga posiadania przez Odbiorcę Konta Odbiorcy.  Warunki zakładania Konta Odbiorcy i korzystania z tego Konta zawiera dokument „Zasady korzystania z Serwisu logowania Wolters Kluwer S.A.” dostępny na stronie internetowej pod adresem https://borg.wolterskluwer.pl/Content/doc/terms_of_use.pdf.
2.    Faktura elektroniczna udostępniana będzie za pośrednictwem Konta Odbiorcy przez okres nie krótszy niż 365 dni liczony od dnia jej wystawienia przez Wystawcę. Po upływie ww. okresu faktura elektroniczna jest archiwizowana i nie będzie udostępniana Odbiorcy.
3.    Wystawca może z przyczyn technicznych lub z innych przyczyn niezależnych od Wystawcy zawiesić udostępnianie faktur elektronicznych. W szczególności udostępnianie faktur elektronicznych może być ograniczone lub zawieszona
4.    W przypadku utraty przez Odbiorcę prawa do korzystania z Konta Odbiorcy, Wystawca ma prawo zaprzestać udostępniania Odbiorcy faktur elektronicznych. W takim przypadku Odbiorca przed utratą prawa do korzystania z Konta Odbiorcy zobowiązany jest pobrać faktury elektroniczne z Konta Odbiorcy. Jeżeli Odbiorca tego nie uczyni nie może żądać od Wystawcy dostarczenia mu faktur elektronicznych lub faktur w formie papierowej.  
5.    W przypadku, gdy wraz z Usługą w zakresie udostępniania faktur elektronicznych Odbiorca dokona aktywacji Usługi w zakresie przesyłania faktur elektronicznych, uznaje się, że adres poczty elektronicznej, który Odbiorca podał w trakcie założenia lub korzystania z Konta Odbiorcy, stanowi adres w rozumieniu Regulaminu. Odbiorcy w trakcie aktywacji Usługi w zakresie przesyłania faktur elektronicznych przysługuje jednak prawo do wskazania Wystawcy innego adresu, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne. Do adresu tego będą mieć odpowiednie zastosowanie postanowienia § 3 ust. 2 – 9 oraz § 5 ust. 1 - 4.


                                                                                                       § 5 Zmiana adresu

1.    Odbiorcy przysługuje prawo zgłoszenia Wystawcy zmiany adresu. Zgłoszenie zmiany adresu następuje wyłącznie za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie pod adresem www.serwis.wolterskluwer.pl.
2.    Zgłoszenie zmiany adresu w sposób inny niż wskazany w ust. 1 jest bezskuteczne i upoważnia Wystawcę do przesyłania faktur elektronicznych wyłącznie na adres, który miał podlegać zmianie.
3.    W przypadku, gdy Odbiorca prześle Wystawcy prawidłowo wypełniony formularz, o którym mowa w ust. 1 wówczas Wystawca zobowiązany jest przesyłać faktury elektroniczne na zmieniony adres nie wcześniej niż po upływie 3 dni roboczych od dnia doręczenia formularza.   
4.    Do zmienionego adresu zastosowanie mają odpowiednio postanowienia § 3 ust. 2 – 9 Regulaminu.

                                                                                                       § 6 Cofnięcie akceptacji

1.    Odbiorcy przysługuje prawo złożenia oświadczenia o cofnięciu akceptacji na świadczenie całej Usługi lub usługi w odpowiednim zakresie. Złożenie oświadczenia następuje wyłącznie za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie pod adresem www.serwis.wolterskluwer.pl.
2.    Złożenie oświadczenia w sposób inny niż wskazany w ust. 1 jest bezskuteczne i upoważnia Wystawcę do dalszego przesyłania faktur elektronicznych na adres podany przez Odbiorcę i/lub do udostępniania faktur elektronicznych za pośrednictwem Konta Odbiorcy.
3.    W przypadku, gdy Odbiorca prześle Wystawcy prawidłowo wypełniony formularz, o którym mowa w ust. 1 wówczas Wystawca zobowiązany jest zaprzestać świadczenia całej Usługi lub Usługi w odpowiednim zakresie po upływie 3 dni roboczych od dnia następującego po dniu, w którym formularz został doręczony Wystawcy.   
4.    W przypadku cofnięcia akceptacji na świadczenie Usługi w zakresie udostępniania faktur elektronicznych stosuje się postanowienia § 4 ust. 4 zdanie drugie Regulaminu.

                                                                                                       § 7 Reklamacje

1.    Wszelkie reklamacje dotyczące Usług należy składać:
a)    pocztą elektroniczną na adres: obsluga.klienta@wolterskluwer.com lub
b)    w dni robocze w godzinach od 8 do 16 pod numerem telefonu: 801 04 45 45 albo 22 535 88 00.
2.    Reklamacja powinna określać przyczynę jej złożenia oraz zakres działań, których wykonania Odbiorca oczekuje od Wystawcy.
3.    Wystawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od dnia jej złożenia przez Odbiorcę.

                                                                                                       § 8 Postanowienia końcowe

1.    Wystawca zastrzega sobie możliwość zawieszenia lub zakończenia świadczenia Usługi w przypadku zaistnienia siły wyższej lub z powodu innych okoliczności.
2.    Wystawca zastrzega sobie prawo dokonywania zmian postanowień Regulaminu w każdym czasie bez potrzeby podania przyczyny.
3.    W okolicznościach wskazanych w ust. 1 i/lub 2 Wystawca powiadomi Odbiorców poprzez wysłanie informacji o tych okolicznościach na adres oraz poprzez zamieszczenie takiej informacji na stronie internetowej pod adresem http://serwis.wolterskluwer.pl/hc/pl/categories/200147391-OWU-i-Regulaminy.
4.    Zmiana postanowień Regulaminu pozostaje bez wpływu na prawa i obowiązki Odbiorcy nabyte przez niego przed wejściem w życie zmian.
5.    Treść Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej pod adresem www.serwis.wolterskluwer.pl.
6.    Regulamin obowiązuje od dnia 27.01.2017 r.